Впровадження електронних журналів в практику закладів освіти: досвід Полонської громади, Хмельницької області

 Опис ЗМІСТУ практики

Впровадження електронних журналів в практику закладів освіти: досвід Полонської громади, Хмельницької області

Період від початку розробки до впровадження практики

лютий 2021 – вересень 2022

Опис проблем, для вирішення якої впроваджено практику

Одним із викликів в організації освітнього процесу в період карантину було ведення журналів, фіксація досягнень учнів, інформування батьків про результати навчання учнів. Це стало передумовою того, що відділ освіти, молоді і спорту Полонської міської ради розпочав вивчення питання впровадження електронного документообігу в закладах освіти громади.

Опис діяльності і алгоритм впровадження практики, застосовані методи вирішення проблеми, цільова аудиторія, виконавці, партнери

 При вирішенні проблеми використовувалися такі методи: аналізу даних, систематизації, обговорення.

Цільовою аудиторією є учні, батьки та педагоги  закладів освіти Полонської міської ради.

Виконавцями є адміністрація та педагоги закладів освіти Полонської міської ради

Партнерами є відділ освіти Полонської міської ради, уентр професійного розвитку педагогічних працівників Полонської міської ради.

Схематично ключові кроки в алгоритмі впровадження практики представлено на рис.1:

Рисунок 1 – Складові механізму реалізації практики

  1. Аналіз нормативно-правової бази. Однією із перешкод у впроваджені електронного документообігу в закладах освіти тривалий час була невизначеність щодо можливості ведення журналів виключно в електронному вигляді. Дане питання врегульовано Інструкцією з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затвердженої наказом МОН від 25.06.2018 № 676 (Інструкція №676), листом Міністерство освіти і науки України №1/9-596 від 03.10.2018 «Лист-роз’яснення щодо застосування окремих положень Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти», а також листом Міністерства освіти і науки України від 27.06.2019 № 1/9-415.

Так, згідно з Інструкією 676 заклади освіти можуть створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства України та положень самої Інструкції 676. Інструкцією 676 унормовано загальні засади ведення діловодства у закладах загальної середньої освіти.

  1. Прийняття рішення про впровадження електронногих журналів в закладах освіти. Реалізація цього етапу передбачала:
    1. Вибір постачальника програмного забезпечення для впровадження електронного документообігу. В громаді прийнято рішення використати послуги ТОВ «Нові знання», оскільки товариство є постачальником програмного забезпечення «Курс школа: комплекс управління ресурсами ЗНЗ» яке використовувалося для підготовки та подання різних видів звітності. Укладений з товариством договір передбачав можливість для закладів освіти ведення електронного журналу без додаткових доплат (дод. 1). Крім того ця  система вже містила данні про учасників освітнього проесу, як наслідок школи на 90% були готові до впровадження електронних журналів. Варто зазначити, що постачальник програмного забезпечення повинен мати висновок КЗСІ (комплексної системи захисту інформації).  Такий висновок підтверджує, що постачальник програмного забезпечення може забезпечити збереження і цілісність даних.  ТОВ «Нові знання» отримали атестат відповідності від ліцензованою організацією «Київський політехнічний інститут» (додаток 2)
    2. Розробку та затвердження документу, що регулює впровадження проекту «Використання електронного документообігу у закладах загальної середньої освіти Полонської міської об’єднаної територіальної громади» (додаток 3, 4).
    3. Розробку та затвердження плану заходів на 2021-2022 роки з реалізації Проєкту «Використання електронного документообігу у закладах загальної середньої освіти Полонської міської об’єднаної територіальної громади» (додаток 5).
    4. Проведення роз’яснювальної роботи серед керівників закладів освіти щодо впровадження електронного документообігу в школах громади. Визначення пілотних закладів освіти. Варто зазначити, що після проведення презентації переваг впровадження електронного документообігу керівники 5 закладів освіти виявили зацікавленість у впровадженні електронного документообігу в своїх школах.
  2. Моніторинг потреб та посилення матеріально-технічної бази шкіл. На цьому етапі визначені потреби закладів освіти щодо забезпеченості якісним інтернет зв’язком, його доступності в класах, необхідності придбання комп’ютерів.
  3. Реалізація заходів націлених на впровадження електронного документообігу в пілотних школах включала:
    1. Проведення презентацій переваг впровадження електронного документообігу для вчителів пілотних закладів освіти. Згідно наказу начальника відділу освіти, молоді і спорту Полонської міської ради координатором Проекту «Використання електронного документообігу у закладах загальної середньої освіти Полонської міської об’єднаної територіальної громади» визначено КУ «Центр професійного розвитку педагогічних працівників». Як наслідок консультантом центру на запит директорів пілотних шкіл проведено серію семінарів, що передбачали загальне ознайомлення адміністрації закладів освіти та педагогів із перевагами впровадження електронного документообігу, особливостями ведення електронного документообігу адміністрацією закладів освіти та електронних журналів вчителями.
    2. Прийняття рішень педагогічними радами пілотних шкіл про впровадження електронного документообігу
    3. Затвердження педагогічними радами пілотних шкіл Положення про електронний класний журнал (додаток 6).
    4. Затвердження педагогічними радами пілотних шкіл Інструкції з ведення електронного класного журналу (додаток 7)
    5. Видання директорами пілотних шкіл наказу «Про організаію роботи та впровадження електронного журналу» (додаток 8). Зокрема наказом передбачено створення робочої групи щодо підготовки та впровадження електронних журналів, визначено її склад та завдання, затверджено заходи із впровадження електронних журналів. Варто зазначити, що керівниками закладів освіти обов’язок провести просвітницьку роботу серед учнів та їх батьків делеговано класним керівникам. Також їм доручено отримати згоду батьків учнів на використання персональних даних, необхідних для забезпечення впровадження електронного журналу до початку навчального року в якому передбачено запровадження електронних журналів

Досягнені якісні та кількісні результати

  1. впроваджено електронний документообіг в 5 школах громади.
  2. 75% учнів громади використовують електронні щоденники
  3. Розроблено та затверджено документи, що регулюють ведення електронного документообігу в закладах освіти та на рівні громади.
  4. Посилено матеріально-технічну базу 5 пілотних шкіл
  5. Забезпечено високий рівень організації навчального процесу в умовах карантину, а також в умовах воєнного стану

Головні ризики впровадження практики

  1. Недостатньо широкий спектр функціональних можливостей безкоштовного програмного забезпечення для введення електронного документообігу.
  2. Відсутність кваліфікованого працівника, який проведе якісну роз’яснювальну допомогу з провадження електронного документообігу в закладах освіти.

Інформація про орган місцевого самоврядування

 Повна назва органу місцевого самоврядування ОТГ

Полонська ТГ Хмельницька область

Телефон, адреса електронної пошти і сайт ОМС

  • 03843-20036
  • mr_polonne@ukr.net
  • http://polonne.km.ua/

 ПІБ Голови ОМС

Скримський Франц Францович

ПІБ особи, яка відповідальна за впровадження практики

Сітарський Віталій Володимирович, начальник відділу освіти молоді та спорту Полонської міської ради

Додатки

➤